Главная
Положение по обработке персональных данных

Положение по обработке персональных данных

Общие положения

Настоящим Положением определяется порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных, цели обработки персональных данных, категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований.

Сведения о персональных данных работников относятся к числу конфиденциальных (составляющих охраняемую законом тайну Оператора). Режим конфиденциальности в отношении персональных данных снимается:

в случае их обезличивания;
по истечении 75 лет срока их хранения;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Положение распространяется на всех работников Оператора, а также лиц, работающих по договорам подряда и все структурные подразделения Оператора, включая обособленные подразделения.

В целях обеспечения сохранности персональных данных работников все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться только работниками, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их трудовых договорах или должностных инструкциях.

Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

При обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных данных.

Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о работниках.

Передача информации, содержащей сведения о персональных данных работников, по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия работника запрещается.

Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.

Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, должны быть защищены паролями доступа.

1. Основные понятия

1.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

1.2. Оператор персональных данных (Оператор) - ООО «Планета».

1.3. Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования.

Обработка персональных данных включает в себя, в том числе:

сбор;
запись;
систематизацию;
накопление;
хранение;
уточнение (обновление, изменение);
извлечение;
использование;
передачу (распространение, предоставление, доступ);
обезличивание;
блокирование;
удаление;
уничтожение.

1.4. Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

1.5. Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

1.6. Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

1.7. Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

1.8. Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

1.9. Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

1.10. Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

2. Цели сбора и обработки персональных данных

Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:

Исполнение трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений;
Начисления заработной платы;
Ведение кадрового и бухгалтерского учета;
Исчисления и уплаты предусмотренных законодательством РФ налогов, сборов и взносов на обязательное социальное, медицинское и пенсионное страхование;
Представления установленной законодательством отчетности в отношении физических лиц;
Оформление полиса ДМС;
Предоставление налоговых вычетов;
Обеспечение сохранности имущества;
Обеспечения безопасности;
Контроля количества и качества выполняемой работы;
Осуществление хозяйственной деятельности Оператора;
Осуществление пропускного режима.

3. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, и перечень обрабатываемых персональных данных

3.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

3.2. Кандидаты для приема на работу к Оператору

фамилия, имя, отчество;
пол;
гражданство;
дата и место рождения;
контактные данные;
сведения об образовании, опыте работы, квалификации;
иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах.

3.3. Работники и бывшие работники Оператора

фамилия, имя, отчество;
пол;
гражданство;
дата и место рождения;
фотография и видеоизображение;
паспортные данные;
адрес регистрации по месту жительства;
адрес фактического проживания;
контактные данные;
индивидуальный номер налогоплательщика;
страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке и повышении квалификации;
семейное положение, наличие детей, родственные связи;
сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и (или) дисциплинарных взысканий;
данные о регистрации брака;
сведения о воинском учете;
сведения об инвалидности;
сведения об удержании алиментов;
сведения о доходе с предыдущего места работы;
иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.

3.4. Члены семьи работников Оператора

фамилия, имя, отчество;
степень родства;
год рождения;
иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.

3.5. Представители (работники) клиентов и контрагентов Оператора

фамилия, имя, отчество;
паспортные данные;
адрес регистрации по месту жительства;
контактные данные: номера телефонов, e-mail;
замещаемая должность;
иные персональные данные, необходимые для заключения и исполнения договоров.

3.6. Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

Доступ к персональным данным

3.7. Доступ к персональным данным работников имеют:

единоличный исполнительный орган Оператора;
сотрудники Отдела кадров;
руководитель Отдела организационного развития;
руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения) по согласованию с руководителем Оператора;
работники бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

3.8. Доступ к персональным данным представителей клиентов и контрагентов имеют:

единоличный исполнительный орган Оператора;
руководители структурных подразделений по направлению соответствующей хозяйственной деятельности Оператора;
работники бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы для выполнения расчетно-кассовых функций.

4. Основные права и обязанности Оператора

Права Оператора

самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных;
поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных;
в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных продолжить обработку при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.

Обязанности Оператора

организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей;
сообщать в Роскомнадзор по запросу необходимую информацию в течение 10 рабочих дней;
обеспечивать взаимодействие с государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак.

5. Основные права и обязанности Субъекта персональных данных

Права субъекта персональных данных

получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных;
требовать от Оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения;
давать предварительное согласие на обработку персональных данных в целях продвижения на рынке товаров, работ и услуг;
обжаловать в Роскомнадзоре или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Оператора.

6. Способы, сроки обработки и хранения персональных данных

6.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных следующими способами:

неавтоматизированная обработка персональных данных;
автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
смешанная обработка персональных данных.

6.2. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требует каждая цель обработки персональных данных.

6.3. Персональные данные на бумажных носителях хранятся у Оператора в течение сроков хранения документов, для которых эти сроки предусмотрены законодательством об архивном деле в РФ.

6.4. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.

7. Порядок уничтожения персональных данных

7.1. Персональные данные подлежат уничтожению:

при достижении цели обработки персональных данных;
в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку;
в иных случаях, предусмотренных законодательством.

7.2. Условия и сроки уничтожения персональных данных:

достижение цели обработки персональных данных либо утрата необходимости достигать эту цель - в течение 30 дней;
достижение максимальных сроков хранения документов - в течение 30 дней;
предоставление субъектом подтверждения незаконного получения данных - в течение 7 рабочих дней;
отзыв согласия на обработку - в течение 30 дней.

7.3. Уничтожение персональных данных осуществляет комиссия, созданная приказом единоличного исполнительного органа оператора.

Документы, подтверждающие уничтожение персональных данных

7.4. При обработке без использования средств автоматизации подтверждающим документом является акт об уничтожении персональных данных.

7.5. При обработке с использованием средств автоматизации подтверждающими документами являются:

акт об уничтожении персональных данных;
выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.

Содержание акта об уничтожении персональных данных

наименование и адрес Оператора;
сведения о субъекте(ах) персональных данных;
перечень категорий уничтоженных персональных данных;
наименование уничтоженного материального носителя или информационной системы;
способ уничтожения;
причина уничтожения;
дата уничтожения;
подписи ответственных лиц.

7.6. Акт об уничтожении персональных данных и выгрузка из журнала подлежат хранению в течение 3 лет с момента уничтожения персональных данных.